Conservazione digitale delle fatture elettroniche e delle ricevute inviate dal sistema di interscambio - SdI. Manuale Conservazione Digitale fai da te.

Le indicazioni sotto riportate sono desunte dalla lettura della vigente normativa e prassi. Per una corretta conservazione digitale si consiglia comunque di utilizzare servizi resi da conservatori accreditati.

Secondo il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17/06/2014 e la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18E del 24/06/2014 le fatture elettroniche devono essere conservate sia dai soggetti attivi che passivi in modo tale che:

• siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale (art. 71 del Decreto legislativo 82/2005) e delle relative regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
• siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove  tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

I fornitori della PA sono tenuti a conservare anche le ricevute provenienti dal sistema di interscambio (SDI).

Le fatture elettroniche devono essere conservate con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali (ex art. 7, co. 4-ter D.L. n. 357/1994 e s.m.i.)

La conservazione puo' essere affidata anche a soggetti terzi nominando un responsabile della conservazione che a sua volta individuerà un "Conservatore".

Il Conservatore potrà essere anche scelto tra quelli accreditati presso l'AgID:
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi

Alla luce di quanto sopra, nel caso in cui si debba procedere alla conservazione digitale delle fatture senza ricorrere all'utilizzo di servizi di terzi es. responsabile della conservazione e/o conservatore si ritiene possibile procedere come segue:

1. creare una cartella con un file indice in pdf/a contenente l'elenco delle fatture emesse alla PA che saranno conservate digitalmente (con cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data, numero della fattura, nome del file o associazioni logiche di questi ultimi)
2. inserire nella cartella di cui al punto precedente i files xml  firmati ed inviati (fatture-pa) con le relative ricevute dello SdI;
3. comprimere la cartella sopra indicata in formato .zip e firmarla con il proprio dispositivo di firma digitale + marca temporale;
4. predisporre un file pdf/a con il "manuale della conservazione" e firmarlo digitalmente + marca temporale;
5. masterizzare i dati sopra indicati su un disco dvd, verificarne Autenticità, Integrita' e Leggibilità (sul dvd aggiungere anche i programmi per l'installazione di un lettore pdf e un programma per decomprimere i files).
6. ripetere il punto 5 almeno una volta all'anno e qualora possibile eseguire anche una copia in cloud es. invio a se stessi a mezzo PEC.

Una bozza del manuale della conservazione e' disponible sul sito AgID
http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/manuale_conservazione_pa_digitale_v_2.0.2.pdf

SI ALLEGA UNA BOZZA SEMPLIFICATA DI MANUALE DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE (per la conservazione a norma diretta o "fai da te") PER LE IMPRESE ED I PROFESSIONISTI CHE HANNO LA NECESSITA' DI PROCEDERE PERSONALMENTE ALLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI. Dopo la redazione il manuale dovrà essere salvato in formato PDF/a, firmato digitalmente (.p7m). 

Nota 1: Per creare files in formato PDF/A partendo da fogli elettronici o documenti di testo è possibile utilizzare servizi online, stampanti virtuali PDF, Open Office etc.

Nota 2: Si ricorda che la conservazione a norma o conservazione sostitutiva devono essere intesi sinonimi della vigente definizione legale: conservazione digitale dei documenti informatici.

Allegati:
bozza-2015-manuale-conservazione-digitale-fai-da-te.doc