Dopo aver ricevuto il file FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio, la Pubblica Amministrazione può esplicitare l'accettazione o il rifiuto per le fatture contenute nei file ricevuti utilizzando necessariamente lo stesso canale usato per la ricezione.


L'esito è contenuto in una notifica di esito committente e deve essere "nominato" nel modo seguente affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio:


   Nome del file ricevuto senza estensione   _ EC  _  Progressivo univoco . xml


dove:



- il Nome del file ricevuto senza estensione deve essere conforme alle regole definite nella sezione Predisporre il file FatturaPA. Nel caso in cui il nome file non sia conforme e la sua lunghezza sia superiore ai 36 caratteri il nome sarà troncato ed i caratteri oltre il 36-esimo non saranno presenti nella notifica di scarto,



- EC (valore fisso) indica il tipo di messaggio (Esito Committente),



- Il Progressivo univoco deve essere una stringa alfanumerica di lunghezza massima 3 caratteri e con valori ammessi da "A" a "Z" e da "0" a "9 che identifica univocamente ogni notifica / ricevuta relativa al file inviato.



Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore ("_"), codice ASCII 95. L'estensione è sempre "xml".



Per ogni fattura elettronica, il Sistema di Interscambio permette alla Pa destinataria che abbia positivamente ricevuto la fattura, entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al soggetto trasmittente, più precisamente dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica MC di mancata consegna (se seguita da una, successiva, di positiva consegna RC), di inviare allo stesso Sdi una notifica di accettazione o rifiuto della fattura.



Se nei detti 15 giorni la PA non accetta o rifiuta espressamente la fattura, lo SDI invierà allora al mittente la ricevuta NDT di decorrenza termini, che attesterà la emissione della fattura a tutti gli effetti



NE (NOTIFICA ESITO)



NE è la “notifica di esito cedente/prestatore”, che è la notifica inviata dal Sistema di Interscambio al soggetto trasmittente per comunicare l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento ricevuto dalla Pubblica Amministrazione destinataria.



Nel caso che l’accettazione o il rifiuto siano in tal maniera comunicati nei detti 15 giorni, provvede ad inoltrare la volontà della PA al soggetto trasmittente, appunto, con la notifica NE.



Leggendo il contenuto della notifica NE, dunque, il soggetto trasmittente:



1)  potrà verificare se la PA cessionaria/committente ha accettato o rifiutato la fattura



2)  nel caso di rifiuto, potrà eventualmente anche verificare il motivo dell’eventuale rigetto e le modalità di compilazione che la PA richiede perché la fattura sia accettata,


Queste informazioni, però, saranno accessibili solo nel caso che la stessa PA abbia effettivamente compilato il campo ‘descrizione’ nella predisposizione della sua risposta inoltrata allo Sdi (cosa che può anche non fare).



Infatti a volte, l’esito (rigetto o rifiuto) può essere segnalato dalla PA anche solo indicando la sigla del tipo di esito, che potrà quindi essere:



-  “EC01” (che vale come “ACCETTAZIONE”)



-  “EC02” (che vale come “RIFIUTO”).



Nel caso dunque che l’esito comunicato all’interno della ricevuta NE sia di rifiuto, il cedente/prestatore in teoria potrà:



 1)  correggere la fattura e re-inviarla corretta, con lo stesso numero e la stessa data (ma non lo stesso numero progressivo del file), al Sistema di Interscambio (che quindi NON la considererà come un duplicato);



 2)  emettere apposta nota di credito elettronica.



E’ sempre consigliabile, comunque, che il cedente/prestatore, prima di assumere qualsiasi decisione, contatti separatamente la PA cessionaria/Committente per conoscere nel dettaglio il motivo dell’eventuale rifiuto della fattura ed eventualmente per concordare i conseguenti passi e procedure da seguire (ri-emissione della stessa fattura o nota di credito seguita da nuova fattura).