La prima importazione da eseguire è quella del “Piano dei conti”, tale operazione consente di far creare i conti clienti e fornitori completi dell'anagrafica.

Le altre operazioni di importazione consentono la creazione automatica dei conti, ma non consentono l'importazione dell'anagrafica (es. codice fiscale, partita iva, indirizzo, etc).

Prima di procedere con la selezione del file da importare è necessario definire i seguente campi:

•    Separatore di campo (file .txt, .csv) : Indicare il carattere separatore utilizzato in fase di creazione del file per distinguere i singoli campi (i valori di solito utilizzati sono il “;” oppure la “,” ,etc). Nel caso si importino i dati da un file .xls tale campo è da ignorare.
•    Separatore decimali: (di regola “,” o “.”). Per acquisire in modo corretto i valori numerici è necessario indicare il simbolo utilizzato come separatore dei decimali (“,” o “.”) tutti gli altri caratteri non numerici saranno rimossi dai campi “IMPORTO”, IMPOSTA”,etc.

Dopo avere impostato i campi e l'opzione di importazione premere il bottone “Seleziona il file”.

Aperto il file la procedura visualizzerà 3 tabelle.

La prima tabella visualizza il contenuto del file da importare suddiviso in colonne, ogni colonna rappresenta un campo.

E' importante verificare che il programma abbia riconosciuto il separatore di campo e suddiviso correttamente i campi in colonne.

Le tre tabelle avranno lo stesso numero di colonne in “relazione” tra di loro.

Come abbinare le colonne ai campi contabili.

La prima riga della tabella(1) è utilizzata per abbinare le colonne ed suoi valori ai campi della lista visualizzabile dopo aver cliccato sulla cella.

Nell'importazione del “Piano dei Conti”, la lista visualizzerà:

“SELEZ.CAMPO”

“CODICE CONTO/ATT./PASS./COSTO/RICAVO”      

“DESCRIZ.CONTO/RAGIONE SOCIALE/COGNOME”

“NOME”

"CODICE FISCALE”

"PARTITA IVA"

"INDIRIZZO"

etc

Attenzione: il campo “DESCRIZIONE.CONTO/RAGIONE SOCIALE/COGNOME” deve avere una lunghezza massima di 45 caratteri ed è utilizzato per ricercare la presenza del conto nel piano dei conti.

Tutti i campi maggiori di 45 caratteri saranno “troncati”.

Selezionare la voce “SELEZ.CAMPO” per indicare che la colonna non sarà abbinata.

Il campo “DESCRIZ.CONTO/RAGIONE SOCIALE/COGNOME” deve essere abbinato alla colonna che contiene la descrizione del conto (es. nel caso dei campi clienti e fornitori sarà il COGNOME, nel caso di un costo o ricavo sarà la descrizione del conto es. MERCI C/VENDITA, CONSULENZE).

Il campo “NOME” se selezionato sarà utilizzato per aggiungere alla descrizione del conto (“DESCRIZ.CONTO/RAGIONE SOCIALE/COGNOME”) il contenuto di tale colonna.

Dopo aver premuto il tasto “Applica Filtro” (5) qualora non siano riscontrati errori sarà visualizzata la tabella  “Abbinamento Conti”.

La codifica dei conti presente nel file di importazione sarà quasi sicuramente differente da quella utilizzata con QUICKMASTRO, per risolvere questo problema si utilizza la prima tabella della sezione “Abbinamento Conti e Codici IVA” che riporta nella prima colonna tutti i mastri dell'azienda gestita con il software QUICKMASTRO.

L'operatore potrà ora abbinare ai mastri QUICKMASTRO la codifica dei conti utilizzata nel file di importazione digitando alla riga/MASTRO  il testo o parte del testo del “codice conto” da associare.

Ad esempio se i conti clienti (file di importazione) hanno una codifica del tipo “CL00001” ,“CL00002”  etc, per abbinare a tutti i conti clienti(file di importazione)  il mastro “105” (Piano dei conti quickmastro) sarà sufficiente indicare nella seconda colonna della riga con il mastro “105”  il valore “CL”.

Tutte le colonne presenti possono essere utilizzate per inserire altri valori di abbinamento.

I “codici conti” sono quelli contenuti nella prima tabella della sezione “Abbinamento Campi” (cioe' la tabella con il contenuto del file da importare).

Terminati gli abbinamenti premere il bottone “Applica Verifica”, se non ci sono incoerenze sarà visualizzata una tabella di riepilogo con il numero di abbinamenti per ogni mastro QuickMastro.

Chiudere la tabella di riepilogo e premere il bottone “Importazione” con cui si procederà alla trascrizione dei dati in contabilità.